Vraag aan een expert: Waarom is een nauwkeurige en duidelijke car policy noodzakelijk ?

Veel bedrijven stellen een bedrijfswagen ter beschikking van hun werknemers en in de meeste gevallen mogen bedrijfswagens zowel voor professioneel als privégebruik worden gebruikt. Het is echter belangrijk om een car policy te hebben die de voorwaarden van de terbeschikkingstelling en het gebruik vastlegt om bepaalde moeilijkheden en geschillen te vermijden.

Wat is een car policy?

Een car policy is een overeenkomst die tot doel heeft om de voorwaarden en beperkingen van het gebruik van het ter beschikking gestelde voertuig evenals de rechten en plichten van elke partij te verduidelijken. Deze overeenkomst, die gezamenlijk door de werkgever en de werknemer ondertekend wordt, vormt vaak een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Inhoud van de car policy

Traditioneel bevat de car policy de volgende elementen:

• de procedure voor het bestellen en leveren van het voertuig;
• de beperking tot professioneel gebruik van het voertuig of de terbeschikkingstelling ervan voor professioneel en privégebruik;
• de duur van deze terbeschikkingstelling;
• de beoordeling van het bedrag van het voordeel voor de werknemer;
• de verschillende verboden (bv. het voertuig lenen of verhuren, het gebruik ervan voor autorijlessen of bij sportwedstrijden);
• de verplichting om zich te houden aan een redelijk gebruik;
• de verschillende straffen bij misbruik;
• de verzekeringsdekking;
• de instructies met betrekking tot het onderhoud;
• enz.

Het is raadzaam om zo volledig mogelijk te zijn en de voorwaarden voor en beperkingen van het gebruik van het bedrijfsvoertuig te voorzien in situaties die aanleiding kunnen geven tot geschillen. De onderstaande voorbeelden tonen het belang aan van eenduidige regels in de car policy.

Voorbeelden van situaties waarin problemen vermeden kunnen worden dankzij een goede car policy

Bij ziekte van de werknemer

Wanneer een werknemer afwezig is wegens ziekte, kan de werkgever wensen dat het voertuig ingeleverd wordt om het ter beschikking van een andere werknemer te stellen. Gedurende de periode van arbeidsongeschiktheid die wordt gedekt door het gewaarborgd loon, heeft de werknemer het recht om het voertuig dat tot zijn beschikking werd gesteld voor zowel professioneel als privégebruik te houden. Dit is immers een voordeel dat deel uitmaakt van het normale loon van de werknemer. Na de periode van het gewaarborgd loon heeft de werkgever dus in theorie het recht om de inlevering van het voertuig te eisen. In de praktijk stellen we echter vast dat sommige werknemers moeilijk doen om over het inleveren van hun voertuig aan het einde van de periode van het gewaarborgd loon. Een bepaling in die zin in de car policy voorkomt onnodige discussies. De werkgever kan ook flexibeler zijn en bepalen dat het voertuig alleen ingeleverd moet worden bij een afwezigheid wegens ziekte van meerdere maanden.

Bij overschakeling van voltijds werken naar deeltijds werken

Het gebeurt vaak dat een voltijds tewerkgestelde werknemer zijn arbeidsprestaties in het kader van zijn beroepsactiviteit vermindert. Deze situatie kan zich in het bijzonder voordoen bij tijdskrediet of themaverloven, zoals ouderschapsverlof. De werknemer zal zijn bedrijfsvoertuig dan meer voor privédoeleinden gaan gebruiken dan voorheen. De vraag is dan of de werkgever aan zijn werknemer kan opleggen om financieel tussenbeide te komen in de kosten van het privégebruik. Het antwoord hierop is negatief, tenzij de car policy uitdrukkelijk in deze mogelijkheid voorziet.

Bij boetes wegens overtredingen van het verkeersreglement

Bij een overtreding van het verkeersreglement die wordt begaan tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (en buiten de werkuren) is de werknemer verantwoordelijk voor de betaling van de strafrechtelijke boete. Indien hij betaalt, kan de boete niet terugbetaald worden door de werkgever. Juridisch gezien blijft de werkgever echter wettelijk verantwoordelijk voor de betaling van boetes ten laste van zijn werknemer. Werknemer en werkgever zijn dus samen aansprakelijk voor de betaling van boetes die een overtreding van het verkeersreglement bestraffen. Indien de werkgever de boete betaalt, zal hij echter altijd het recht hebben om de terugbetaling ervan te eisen. De praktijk leert dat veel werknemers niet weten dat zij alleen verantwoordelijk zijn voor overtredingen van het verkeersreglement die worden begaan tijdens de werkuren. Een duidelijke en uitdrukkelijke bepaling hieromtrent in de car policy kan eventuele discussies voorkomen.

Bij misbruik van de tankkaart

Wanneer een werkgever een bedrijfswagen ter beschikking stelt van een werknemer, geeft hij vaak ook een tankkaart. Het is essentieel om de gebruiksbeperkingen van de tankkaart te verduidelijken in de car policy. Bij wijze van voorbeeld zal worden vermeld dat de tankkaart alleen mag worden gebruikt voor het voertuig waarop hij betrekking heeft of dat hij niet in het buitenland mag worden gebruikt. Bij gebrek aan nauwkeurige vermeldingen in de car policy zou de werkgever zijn “tankbudget” wel eens explosief kunnen zien toenemen.

Tot slot

Door de rechten en plichten van eenieder te verduidelijken, komt de car policy tegemoet aan de respectievelijke zorgen van de partijen en voorkomt dat de terbeschikkingstelling van een voertuig een bron van geschillen wordt.